…………………………………………………………..

 

Dowload >>

 

I. Thông tin chung:

Bộ phận	Hành chánh – Nhân sự
Chức danh	Nhân viên
Quản lý trực tiếp	Trưởng phòng

 

II. Nhiệm vụ cụ thể:

1. Triển khai công việc:

1) Lễ tân:

–  Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các phòng, ghi nhận thông tin từ khách hàng nhắn lại. Gọi điện thoại ra ngoài theu yêu cầu của CBCVN (không gọi mã số sử dụng).

–  Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác: Tuỳ theo từng trường hợp công việc của khách cần hay có yêu cầu các phòng ban, sắp xếp khách làm việc ở phòng khách hay tại sảnh.

–  Thực hiện liên lạc đặt vé máy bay, tàu hoả cho CBCNV khi có yêu cầu.

–  Quản lý các phương tiện vật dụng như máy Fax, tổng đài điện thoại, báo chí…

2)Văn thư:

–  Công văn đến: Nhận và đóng dấu kiểm soát công văn đến các loại và chuyển Giám Đốc duyệt, chuyển các phòng – cá nhân theo bút duyệt.

–  Chuyển theo yêu cầu của người gửi (tên/ phòng ban) nếu thư cá nhân.

–  Công ăn đi: Fax/ thư: Theo yêu cầu của các phòng ban.

–  Lưu: Tuỳ từng loại công văn lưu hay trả về các phòng lưu .

–  Theo dõi công văn đến đến nơi đúng thời gian cần, liên lạc người nhận gấp nếu có yêu cầu (giao dịch bằng điện thoại)

–  Lưu – photo cung cấp các biểu mẫu giấy tờ, hướng dẫn CBCNV điền vào các mẫu theo quy định công ty

–  Chấm công nội bộ khối văn phòng.

2.Các hoạt động phối hợp:

a.Đối nội:

–  Phối hợp với các CBCNV có liên quan để giải quyết các công việc theo trình tự, thủ tục quy định.

b.Đối ngoại:

–  Giao dịch với các đơn vị, tổ chức kinh tế, cơ quan chức năng để giải quyết các công việc liên quan đến phần đảm nhiệm.

3.Các công việc nội chính, hành chính của phòng:

–  Chấp hành Nội quy, quy chế và các quy định quản lý của Công ty

–  Quan hệ đoàn kết nội bộ.

–  Thái độ tác phong chấp hành mệnh lệnh cấp trên.

  Quản lý sử dụng tài sản, thiết bị, máy móc, tài liệu được giao hiệu quả, tiết kiệm, bảo vệ bí mật thông tin, bí quyết công nghệ của Công ty.

 

III.Báo cáo :

–  Theo quy định định kỳ, hoặc đột xuất một cách kịp thời đầy đủ và chính xác công việc được giao cho Trưởng phòng.


IV. Quyền hạn:

–  Tiếp nhận, phản ánh và phân loại các thông tin đến Trưởng phòng và GĐ và CBCNV theo yêu cầu.

–  Yêu cầu CBCNV thực hiện đúng quy định về việc ký sổ đầu giờ làm việc hay đi công tác trong giờ làm việc

–  Đề xuất các ý kiến nhằm cải tiến công việc trong công ty


V. Thời gian làm việc:

  Theo quy định trong Nội quy, Quy chế của Công.


VI. Chỉ tiêu:

STT	CHỈ TIÊU	YÊU CẦU
01	Giới tính	Nữ
02	Độ tuổi	Từ 21 tuồi trở lên
03	Sức khoẻ	Tốt
04	Trình độ văn hoá	Tốt nghiệp Trung cấp hệ chính quy chuyên ngành.
05	Chuyên môn	Có nghiệp vụ thư ký hoặc hành chánh văn phòng, thành thạo vi tính văn phòng
06	Kỹ năng	– Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (word, excel), biết sử dụng phần mềm kế toán. – Trung thực, năng động, chịu được áp lực công việc, giao tiếp tốt. –  Nói rõ ràng, phát âm chuẩn.
07	Kinh nghiệm	02 năm kinh nghiệm